El archivo supera el tamaño máximo: qué hacer

Los mensajes de error de las sedes electrónicas son cortos y poco explicativos. "Archivo no válido", "error al adjuntar", "el documento supera el tamaño máximo" pueden esconder causas muy distintas, y la solución de una no sirve para la otra. Esta guía ordena los fallos más frecuentes por el mensaje que ves, explica qué dicen las páginas oficiales de varias sedes y ofrece la acción concreta para cada caso. La herramienta de abajo resuelve el más común, el del peso.

Diagnóstico rápido: qué error tienes y qué hacer

Empieza por esta tabla. Busca lo que más se parece a tu mensaje y ve directo a la solución:

Error de tamaño: primero averigua si el límite es por archivo o en total

Es la confusión que más tiempo hace perder. Dos sedes con el mismo número de megas pueden comportarse de forma opuesta. Con límite por archivo, cada documento se evalúa por separado. Con límite en total, cuenta la suma de todos. Estos ejemplos, tomados de páginas oficiales, lo ilustran:

Cómo resolver el error de peso paso a paso

Si el archivo original es una foto y no un PDF, usa la herramienta de reducir una foto a un peso concreto en KB. Y si tienes varias fotos y la sede espera un PDF, conviértelas en un solo PDF con un máximo de peso, que es más eficiente que comprimir después.

Error de formato: qué extensiones admite la sede

Cada sede admite una lista distinta. La sede electrónica del Gobierno de Canarias, por ejemplo, publica una relación clara: texto plano TXT, XML, PDF, imágenes JPG, TIFF y PNG, documentos RTF, ODT y ODS de OpenOffice, y HTML. Otras sedes se limitan a PDF y JPG, y otras remiten a una página de ayuda para el listado completo, como hace la Agencia Tributaria en el modelo 147.

Error en el nombre del archivo

Es un fallo menos conocido y más desesperante, porque el mensaje no dice nada del nombre. La Agencia Tributaria indica que el nombre de fichero no es obligatorio pero que es preferible que no tenga signos de puntuación, y la sede de Canarias exige que los nombres sigan el estándar de direcciones URI. Con eso en mente, el criterio más seguro es el siguiente:

• Solo letras, números y guiones. Evita espacios, tildes, eñes, paréntesis, comas y símbolos.
• Nombres cortos y descriptivos: "solicitud", "informe-aptitud", "justificante-tasa".
• Extensión visible: que termine en .pdf o .jpg, sin dobles extensiones como "documento.pdf.pdf".
• Sin copias: elimina los sufijos como "(1)" que añade el navegador al descargar un archivo repetido.

Es un cambio de diez segundos que evita bloqueos inexplicables. En el móvil, mantén pulsado el archivo en la app de archivos y elige Renombrar.

Error de legibilidad: cuando el archivo se sube pero se rechaza después

A veces la sede acepta el archivo y es la persona que revisa el expediente quien lo devuelve por ilegible. Es lo más frustrante, porque el aviso llega días después. La sede de Canarias da una pista útil: exige una resolución mínima de 200 DPI para imágenes en blanco y negro, color o escala de grises, la misma cifra que la norma técnica de digitalización de la Administración, publicada en el BOE. Para saber si tu escaneo la cumple, la guía de escanear con el móvil y los 200 ppp incluye una tabla de cálculo.

• Letras pequeñas que se funden: la compresión ha sido excesiva. Repite con un límite mayor.
• Texto torcido o trapecio: se fotografió en ángulo. Repite de frente.
• Sombras sobre el texto: cambia la luz o la posición.
• Páginas giradas: corrígelas con la herramienta de girar y quitar páginas.
• Documentos cortados por el borde: encuadra la hoja entera con un pequeño margen.

Cuando son demasiados archivos

El Registro Electrónico General de la AGE admite hasta cinco documentos por registro. Quien tiene siete justificantes se encuentra con un límite de cantidad, no de peso. La solución es reducir el número de archivos agrupando documentos por temas: uno con la identificación, otro con los justificantes económicos, otro con el informe. La herramienta de unir y ordenar PDF permite además ordenarlos, girar páginas y quitar las que sobren. Si los PDF resultantes pesan demasiado, el último paso es comprimir. Y si no hay forma de ajustarse, el mismo punto de acceso indica que cuando se superan los 15 MB se pueden hacer varios registros.

Cuánto pesa lo que vas a enviar: estimaciones para ahorrar intentos

Saber de antemano si todo cabe evita subidas fallidas. Estas cifras son orientativas, porque dependen del contenido, pero sirven para planificar el reparto de megas antes de entrar a la sede:

Con esas cifras, un trámite con tope de 10 MB admite sin problema una solicitud, el DNI y una decena de páginas de justificantes bien escaneadas. El problema aparece cuando se adjuntan fotos sin procesar: tres fotos de 4 MB ya suman 12 MB y no hay compresión que lo arregle sin pérdida de nitidez.

Si el plazo vence hoy y el archivo no cabe

Es la situación de más estrés y la que más decisiones precipitadas provoca. Antes de hacer nada drástico, conviene tener claras las opciones, de más a menos recomendable:

1. Comprimir al máximo aceptable: con la herramienta, baja hasta un peso algo inferior al límite y comprueba que el texto se lee. Es una cuestión de minutos.
2. Quitar páginas que no se piden: muchas veces el exceso viene de hojas innecesarias.
3. Dividir en varios archivos si el trámite admite más de uno.
4. Presentar lo esencial dentro de plazo y aportar el resto después, si el procedimiento lo permite. La Ley 39/2015 del procedimiento administrativo común contempla un plazo de subsanación cuando la solicitud no reúne todos los requisitos; conviene consultar el artículo 68 y el procedimiento concreto.
5. Acudir a una oficina de registro presencial, donde no hay límite de megas, si las opciones anteriores fallan. Lleva los documentos en papel y pide el justificante sellado.

Una vez pasado el apuro, conviene hacer una reflexión: casi siempre el problema se podía haber evitado preparando los documentos con antelación. La guía de documentación para solicitar ayudas incluye listados de lo que suele pedirse en los trámites más habituales, lo que permite reunir y ajustar todo con calma.

Cómo evitar el problema la próxima vez

• Escanea en escala de grises los documentos de texto que no tengan sellos de color.
• Ajusta el peso al crear el PDF con la herramienta de fotos a PDF, en lugar de comprimir después.
• Guarda una carpeta de documentos ya preparados: DNI en una página, certificados frecuentes y fotos carnet. Muchos trámites piden lo mismo.
• No recomprimas un archivo ya comprimido; parte siempre del original.
• Pide los documentos en PDF original a quien los emite: pesan una fracción de un escaneo.
• Prepara todo antes de iniciar el trámite, no durante: las sedes cierran la sesión por inactividad.

Errores de conexión y navegador que parecen errores de archivo

Fallos que no son del archivo

Un hábito que lo cambia todo es hacer una prueba en seco. Antes del día del trámite, abre la sede, llega hasta la pantalla de adjuntos con tus datos y comprueba qué te pide exactamente: los formatos, el peso, el número de campos. Muchas sedes permiten guardar un borrador, de modo que puedes subir los archivos con calma, ver si alguno da error y corregirlo sin la presión del plazo. Si el trámite no permite borrador, al menos lee con atención el texto que aparece junto a cada campo de adjuntos, porque ahí suelen figurar los límites concretos de ese formulario, que a veces difieren de los generales de la sede.

Qué comprobar en la pantalla de la sede después de subir cada archivo

Que el archivo aparezca en la lista no significa que esté bien subido. Muchas sedes muestran el nombre y el peso, y algunas permiten previsualizarlo. Dedica un minuto a revisarlo antes de pulsar el botón de enviar, porque después ya no se puede corregir.

• El nombre y el peso coinciden con los del archivo que preparaste. Si el peso es mucho menor, puede haberse subido una versión distinta.
• Cada documento está en su campo: la nómina en el campo de nómina, el DNI en el de identificación. Un archivo en el campo equivocado se rechaza igual que uno que falta.
• No hay archivos duplicados por haber pulsado dos veces el botón de adjuntar.
• El resumen del trámite refleja el número de documentos esperado, si la sede lo muestra.
• El justificante final se genera y se puede descargar. Sin justificante, la presentación no está completa.

Si algo no cuadra, es preferible cancelar y volver a empezar con los archivos corregidos que enviar una solicitud incompleta y esperar el requerimiento de subsanación. Y cuando el trámite se complete, guarda una copia de todos los archivos que enviaste, con los nombres originales, junto al justificante. Puede hacer falta meses después.

Antes de entrar al trámite: lista de comprobación

1. Lee los requisitos técnicos del trámite: formatos, peso máximo y si es por archivo o en total.
2. Convierte todo a PDF o JPG, según lo que admita la sede.
3. Escanea o fotografía con buena luz y comprueba que se lee a tamaño completo.
4. Comprime hasta un peso algo inferior al límite, empezando por el archivo más pesado.
5. Renombra los archivos con nombres cortos, sin espacios ni tildes.
6. Abre cada archivo final y revisa todas las páginas.
7. Entra al trámite con todo preparado y guarda el justificante de presentación al terminar.

Siguiendo ese orden, la mayoría de los errores de adjuntos desaparecen antes de que aparezcan. Para los trámites con registro y justificante, la guía del registro electrónico explica qué recibes al presentar y cómo conservarlo.

Preguntas frecuentes