No existe un límite de peso único para todas las sedes electrónicas: lo fija cada trámite. En el Registro Electrónico General de la AGE son 10 MB por documento y 15 MB en total; en el registro de la Tesorería de la Seguridad Social, 10 MB en total. Elige abajo el límite de tu trámite y reduce el PDF sin subirlo a ningún servidor.
Subes el último documento del trámite, pulsas enviar y la sede responde con un mensaje de archivo demasiado grande. Es uno de los fallos más habituales al presentar solicitudes por internet, y casi siempre tiene arreglo en un minuto: reducir el peso del PDF por debajo del límite que marca ese trámite. Esta página reúne una herramienta para hacerlo directamente en tu móvil u ordenador, la tabla de límites de varias sedes comprobados en sus propias páginas y los trucos para que el documento siga siendo legible.
Qué límite tiene tu sede: lo que dicen las propias webs oficiales
El peso máximo no es una regla general de la administración electrónica. Cada organismo, y a menudo cada procedimiento, configura el suyo, y algunos distinguen entre el peso de cada archivo y el peso de todo el envío. Esta tabla recoge los que figuran en las páginas oficiales consultadas en octubre de 2026. Sirven como referencia, pero antes de subir nada conviene mirar la ayuda del trámite concreto, que es la que manda.
| Sede o servicio | Límite | Fuente |
|---|---|---|
| Registro Electrónico General de la AGE | Hasta 5 documentos; 10 MB por documento y 15 MB en total. Si superas los 15 MB, se pueden hacer varios registros | Punto de Acceso General |
| Seguridad Social: aportar documentación a la Tesorería (TGSS) | 10 MB en total para toda la documentación que anexes | Sede de la Seguridad Social |
| Agencia Tributaria: aportar documentación del modelo 147 | 128 MB por fichero, con la lista de formatos admitidos en la ayuda del trámite | Sede de la Agencia Tributaria |
| Agencia Tributaria: adjuntar facturas en el formulario del modelo 360 | 5 MB de volumen total del envío | Sede de la Agencia Tributaria |
| Gobierno de Canarias: sede electrónica | 8,5 MB por fichero; no se admiten documentos comprimidos | Requisitos técnicos de la sede |
| Convocatorias de ayudas del Ministerio para la Transformación Digital | 5 MB por fichero adjunto en varias convocatorias, con formatos según la convocatoria | Portal de ayudas |
Es la confusión más común. Si el límite es por documento, puedes dividir el trámite en varios archivos de poco peso. Si es en total, la suma de todos los anexos cuenta, y conviene comprimir cada uno aunque individualmente pesen poco.
Cómo averiguar el límite de tu trámite en cuatro pasos
Cómo funciona esta herramienta y qué hace con tu PDF
La herramienta trabaja en dos etapas y se detiene en cuanto el archivo cabe en el límite que has elegido. Todo ocurre en la memoria de tu navegador: el PDF no se envía a ningún servidor, ni siquiera de forma temporal, y por eso funciona igual con documentos personales.
| Etapa | Qué hace | Qué consecuencias tiene |
|---|---|---|
| 1. Optimización sin pérdida | Reescribe el PDF de forma más compacta sin tocar el contenido | El texto sigue siendo seleccionable y la calidad no cambia, pero solo reduce poco, así que a veces no basta |
| 2. Reducción por imágenes | Convierte cada página en una imagen JPEG a 150 puntos por pulgada y, si todavía pesa demasiado, baja la calidad y la resolución por escalones hasta cabrer en el límite | Consigue reducciones grandes, pero el texto pasa a ser imagen y se pierden las firmas electrónicas del documento |
Como la reducción por imágenes se aplica página a página, un documento de varias páginas escaneadas se puede reducir mucho con una pérdida de nitidez casi imperceptible en pantalla. Un PDF de texto generado desde Word o desde una web, en cambio, suele pesar poco y la herramienta te avisará de que no hace falta comprimirlo. La barra de progreso indica qué resolución se está probando en cada momento, y al final aparece el peso original, el nuevo y el porcentaje de reducción.
No la uses con documentos que ya llevan una firma electrónica o un sello de tiempo, porque el archivo nuevo ya no es el original firmado. Tampoco con formularios rellenables que la sede lea automáticamente. Para esos casos, reduce el peso antes de firmar o ve al apartado siguiente.
El orden correcto: comprime primero y firma después
Muchos trámites exigen firmar con certificado digital o con Cl@ve antes de enviar. Si firmas un PDF y luego lo comprimes, la firma deja de ser válida, porque cualquier cambio en el archivo la invalida. Lo correcto es comprimir antes de firmar. En la guía de Autofirma y firma electrónica tienes el paso a paso de la firma, y en la de cómo solicitar el certificado digital lo que necesitas para tener uno.
Hay un detalle poco conocido de algunas sedes. Cuando el documento se firma con AutoFirma, lo que se envía a veces no es el PDF original sino el fichero .xsig que genera el programa, y es ese fichero el que cuenta para el límite de peso, según las instrucciones de varias convocatorias del Ministerio para la Transformación Digital. Un PDF que cabe justo en el límite puede dejar de caber al firmarlo, así que deja un margen.
| Si tu PDF pesa... | Recomendación para el límite de 5 MB | Motivo |
|---|---|---|
| Menos de 4 MB | Envíalo tal cual | Queda margen para la firma y la cabecera del envío |
| Entre 4 y 5 MB | Comprímelo a 4 MB o menos | La firma añade peso y podrías pasarte |
| Más de 5 MB | Comprímelo al límite elegido y revisa el resultado | Comprueba que se lee bien antes de enviarlo |
Cómo escanear para que el PDF pese poco desde el principio
El peso de un PDF escaneado depende sobre todo de tres ajustes, y acertar con ellos evita tener que comprimir después. Si escaneas con el móvil o con una impresora multifunción, prueba esta combinación:
- Resolución de 150 a 200 ppp. Es más que suficiente para leer un documento en pantalla. A 300 ppp el peso se multiplica sin que la sede lo aproveche.
- Escala de grises o blanco y negro para documentos de texto, y color solo cuando el color importa (un sello, una foto). El color triplica el peso de cada página.
- Formato PDF directo en lugar de fotografiar cada hoja como JPG y convertirlas después. Las aplicaciones de escaneo del móvil ya crean un PDF multipágina.
- Quita las páginas en blanco y las que no pide el trámite, como la portada o los anuncios. Cada página que sobra suma peso.
Si ya tienes las fotografías hechas, la herramienta de fotos del móvil a un solo PDF permite fijar el peso máximo desde la creación del archivo, y la de unir y ordenar PDF sirve para juntar varios documentos en uno solo con el orden que te pidan.
Qué se pierde y qué se conserva al reducir un PDF
Antes de comprimir conviene saber qué elementos del documento sobreviven a cada etapa. La optimización sin pérdida es casi inocua, pero la reducción por imágenes cambia la naturaleza del archivo, y hay trámites en los que eso importa.
| Elemento del PDF | Tras la optimización sin pérdida | Tras la reducción por imágenes |
|---|---|---|
| Texto seleccionable y buscable | Se conserva | Desaparece: pasa a ser parte de la imagen |
| Imágenes y fotografías | Se conservan tal cual | Se recomprimen junto con el resto de la página |
| Firma electrónica o sello | Se invalida al reescribir el archivo | Se pierde |
| Formularios rellenables | Suelen conservarse | Se pierden y el contenido queda como imagen |
| Marcadores, enlaces e índice | Se conservan | Se pierden |
| Tamaño de cada página | Se conserva | Se conserva |
| Número de páginas | Se conserva | Se conserva |
Por eso la herramienta intenta primero la etapa sin pérdida y solo pasa a la reducción por imágenes cuando es imprescindible. Si el trámite te pide un documento con texto seleccionable, por ejemplo un certificado generado por una sede o un informe que se lee de forma automática, evita la reducción por imágenes y busca otra salida: pedir una versión más ligera a quien lo emitió, dividir el envío en varios archivos o reducir las páginas que sobran.
Casos prácticos: cómo repartir el peso según el trámite
Cuando el límite es por documento y por registro a la vez, como en el Registro Electrónico General de la AGE, no basta con que cada archivo quepa: la suma de todos debe respetar el total. Este ejemplo, con cifras inventadas para ilustrar el reparto, muestra cómo organizarse con un límite de 10 MB por documento, 15 MB en total y un máximo de 5 documentos.
| Documento | Peso original | Peso objetivo | Cómo conseguirlo |
|---|---|---|---|
| Solicitud firmada | 0,4 MB | 0,4 MB | Ya pesa poco: no tocar |
| DNI por las dos caras | 3,5 MB | 1,0 MB | Una sola hoja y reducción a 1 MB |
| Informe médico escaneado (12 páginas) | 14 MB | 6,0 MB | Comprimir a 6 MB |
| Justificantes de gastos (8 páginas) | 9 MB | 4,0 MB | Comprimir a 4 MB |
| Total | 26,9 MB | 11,4 MB | Cabe en 15 MB con margen |
Con ese reparto se usan 4 documentos de los 5 permitidos, ninguno supera los 10 MB y el total queda en 11,4 MB, bajo el límite de 15 MB. Si el total hubiera superado los 15 MB, la propia página del Punto de Acceso General indica la salida: hacer varios registros. Para los trámites de la Seguridad Social el cálculo es más sencillo: el límite es de 10 MB en total, de modo que hay que repartir esos 10 MB entre todos los anexos.
Con las convocatorias de becas y ayudas pasa algo parecido: las bases o la guía de la solicitud electrónica indican el peso máximo y los formatos válidos, y conviene leerlas antes de preparar la documentación. En la guía de la Beca MEC y en la de la beca salario tienes los documentos que suelen pedirse, para planificar el peso desde el principio.
Cómo comprobar que tu archivo no se sube a ningún servidor
La promesa de que el documento no sale de tu dispositivo se puede verificar sin conocimientos técnicos, y conviene hacerlo con documentos sensibles. El método es sencillo y funciona en cualquier ordenador con Chrome, Edge o Firefox:
Esa es la diferencia con las páginas de compresión en línea más habituales, que reciben el archivo en un servidor, lo procesan y te devuelven el resultado. Con documentos como un informe médico, una nómina o un DNI, procesar todo en el propio dispositivo es una garantía que merece la pena.
Qué hacer si el PDF sigue pesando demasiado
Problemas frecuentes al adjuntar un PDF
Antes de enviar: lista de comprobación
- Abre el PDF resultante y comprueba que se leen los datos importantes: nombres, fechas, importes y firmas manuscritas.
- Mira el peso final y compáralo con el límite de la sede, dejando un pequeño margen.
- Guarda también el original sin comprimir por si te lo piden más adelante.
- Descarga y conserva el justificante de presentación que te da la sede: es la prueba de que enviaste los documentos.
Si el trámite es del SEPE, en el error «Datos no válidos» de la sede del SEPE encontrarás otros fallos habituales al presentar, y la guía de cita previa en el SEPE explica qué hacer si prefieres presentar la documentación en persona. Para escritos que no tienen modelo propio, el modelo de solicitud genérica puede servirte de base.
Preguntas frecuentes
- Punto de Acceso General: Registro Electrónico General de la AGE (lectura fácil)
- Sede de la Seguridad Social: aportar documentación a la TGSS
- Sede de la Agencia Tributaria: modelo 147, aportar documentación complementaria
- Sede del Gobierno de Canarias: formatos de documentos aceptados
- Portal de ayudas del Ministerio para la Transformación Digital: solicitudes
- Web informativa no oficial. Los límites se citan según las páginas oficiales de cada sede consultadas en octubre de 2026 y pueden cambiar: confirma siempre el peso máximo en la ayuda del trámite que vayas a presentar.