Añade tus PDF, y verás todas sus páginas como miniaturas. Cambia el orden con las flechas, gira las que estén de lado, quita las que sobren y pulsa Unir en un solo PDF. Así puedes cumplir el límite de documentos de una sede, por ejemplo los 5 documentos del Registro Electrónico General. Todo se hace en tu dispositivo: los PDF no se suben a ningún servidor.
Un trámite por internet rara vez admite quince archivos sueltos: lo normal es un número limitado de documentos, y a veces uno solo. Si tienes la solicitud, el DNI, tres justificantes y un informe en archivos distintos, lo que necesitas es juntarlos en el orden que pide el procedimiento. La herramienta de abajo lo hace a nivel de página, no solo de archivo, lo que permite también reordenar, girar y descartar hojas. Más abajo, la guía explica cuándo unir, cómo ordenar y qué cuidar para que el resultado no se rechace.
Cómo funciona paso a paso
Los PDF se leen en la memoria del navegador y se unen allí mismo. No se envían a ningún servidor y, al cerrar la pestaña, no queda ninguna copia.
Cuándo conviene unir y cuándo es mejor enviar archivos separados
Unir no siempre es la mejor decisión. Depende de cómo esté configurado el trámite y de lo que haga quien revisa el expediente. Esta tabla ayuda a decidir:
| Situación | Mejor opción | Motivo |
|---|---|---|
| El trámite admite pocos documentos, como 5 en el Registro Electrónico General | Unir los que sobren en archivos temáticos | Si superas el máximo, la sede no te deja adjuntar más |
| La sede pide un archivo por tipo de documento | Un archivo por documento, sin unir | Cada campo de adjuntos espera un contenido concreto |
| El límite es de peso total y no de número de archivos | Da igual: lo importante es el peso final | Cuenta la suma de todos los anexos |
| Un solo documento largo repartido en varios escaneos | Unir en un solo PDF con el orden correcto | Evita que se lean las hojas en desorden |
| El PDF tiene firma electrónica | No unir: se invalidaría la firma | La firma solo vale sobre el archivo original sin cambios |
Con el Registro Electrónico General de la AGE el cálculo es especialmente útil: admite hasta cinco documentos, cada uno de 10 MB como máximo y 15 MB en total. Si tienes ocho justificantes, la solución es juntarlos en uno o dos PDF y respetar el límite de peso total.
El orden recomendado para un expediente
Quien revisa una solicitud lee las páginas de arriba abajo y agradece que el orden sea lógico. Un orden claro reduce las probabilidades de que le falte algo al funcionario y de que te pidan subsanar. Este es un orden que funciona para la mayoría de trámites:
- Solicitud o escrito principal, con sus anexos si los hay.
- Documentos de identidad de quien solicita y de sus representantes.
- Documentos que acreditan el derecho: contratos, certificados, informes médicos o sentencias.
- Justificantes económicos: nóminas, recibos o facturas, en orden cronológico.
- Otros documentos que el trámite pida de forma expresa.
Si la sede pide los documentos en archivos separados, mantén ese mismo orden en la lista de adjuntos. Y, si un mismo archivo reúne varios documentos, conviene que la primera página sea la más importante, porque es la que se abre al pulsar el nombre.
Girar, quitar y reordenar páginas escaneadas
Los escaneos con el móvil o con una impresora multifunción generan errores frecuentes: páginas de lado, hojas al revés, páginas en blanco por escanear la cara trasera vacía o documentos en un orden distinto al previsto. Cada uno tiene solución en la propia herramienta, antes de unir.
| Problema | Qué hacer con la herramienta |
|---|---|
| Página de lado o al revés | Pulsa Girar tantas veces como haga falta hasta que la miniatura se vea derecha |
| Página en blanco | Pulsa X para quitarla; ahorra peso y evita confusiones |
| Páginas en orden inverso | Usa las flechas para moverlas una a una; en documentos largos, conviene añadir los archivos en el orden correcto desde el principio |
| Una hoja de otro documento mezclada | Quítala con la X y añade el otro documento aparte |
| Falta una página | Añade el archivo que la contiene y colócala en su sitio con las flechas |
Las miniaturas permiten ver cada hoja sin abrir los archivos, pero no sustituyen a una revisión final del PDF resultante. Ábrelo y comprueba que las páginas se leen derechas y completas antes de enviarlo.
Qué se conserva y qué se pierde al unir
Unir PDF consiste en copiar las páginas de cada archivo a un documento nuevo. La mayor parte del contenido pasa sin cambios, pero algunos elementos propios del archivo original no siempre sobreviven.
| Elemento | Tras unir |
|---|---|
| Texto y fotografías de las páginas | Se conservan tal cual, sin pérdida de calidad |
| Tamaño y orientación de cada página | Se conservan; las páginas que giras se guardan con su nueva orientación |
| Firma electrónica o sello de tiempo | Se pierde: el documento nuevo ya no es el archivo firmado |
| Marcadores e índice del documento original | Pueden no conservarse |
| Formularios rellenables | Pueden perder sus campos activos y quedar como texto fijo |
| Contraseña o protección | No es posible usar PDF protegidos: hay que quitar la contraseña antes |
Si el PDF lleva firma electrónica o un código seguro de verificación que la sede comprueba, envíalo sin unirlo ni modificarlo. Si necesitas juntarlo con otros, adjúntalo como un archivo aparte. En Autofirma y firma electrónica tienes más información sobre cómo se firman los documentos.
Unir PDF con fotos o escaneos: el flujo completo
Muchos expedientes mezclan documentos que ya son PDF con otros que solo tienes en fotos. El flujo más cómodo es el siguiente: primero convierte las fotos en un PDF con la herramienta de fotos del móvil a un solo PDF; después, añade ese PDF y los demás a esta herramienta, ordena las páginas y une. Para el DNI, la herramienta de DNI por las dos caras en un folio genera directamente una página lista para añadir.
Cuando el resultado pesa demasiado, el último paso es comprimir el PDF. Conviene hacerlo siempre al final: si comprimes cada archivo antes de unirlos y luego los unes, el peso final es la suma de los pesos ya comprimidos y puedes pasarte del límite. Comprimir el conjunto, en cambio, permite repartir la reducción entre todas las páginas.
Ejemplo completo: nueve documentos que caben en cinco archivos
Para ver el reparto en la práctica, este ejemplo usa cifras inventadas con un trámite que admite como máximo cinco documentos, de 10 MB cada uno y 15 MB en total. Tienes nueve piezas, entre PDF y fotos, y hay que ordenarlas y agruparlas.
| Pieza original | Peso | Archivo final | Cómo se consigue |
|---|---|---|---|
| Solicitud firmada (PDF) | 0,4 MB | Archivo 1: solicitud | No se toca: ya está firmada |
| DNI anverso y reverso (dos fotos) | 2,8 MB | Archivo 2: identificación | Hoja con las dos caras y peso reducido a 1 MB |
| Contrato de trabajo (PDF de 4 páginas) | 1,1 MB | Archivo 3: situación laboral | Se une con el certificado de la empresa |
| Certificado de la empresa (PDF) | 0,3 MB | Archivo 3: situación laboral | Se une al contrato |
| Tres nóminas (PDF) | 1,5 MB | Archivo 4: ingresos | Se unen en orden cronológico |
| Libro de familia (seis fotos) | 12 MB | Archivo 5: familia | Fotos a PDF y compresión a 4 MB |
| Total | 18,1 MB | 5 archivos | Unos 7 MB en total, bajo el límite de 15 MB |
El resultado respeta los tres límites a la vez: cinco documentos como máximo, ninguno por encima de 10 MB y un total inferior a 15 MB. El truco está en agrupar por significado, no al azar: cada archivo responde a una pregunta de quien revisa el expediente, como quién eres, cuál es tu situación laboral, cuánto ingresas o quién forma tu familia.
Cómo nombrar y organizar los archivos del expediente
Un buen nombre de archivo ahorra errores y facilita que el funcionario abra el documento correcto. Estas reglas valen para casi todas las sedes:
- Sin tildes, eñes ni espacios. Mejor identificacion-dni.pdf que Identificación DNI (copia).pdf.
- Nombres cortos y descriptivos: solicitud.pdf, ingresos-nominas.pdf, familia-libro.pdf.
- Orden por prefijo numérico si el trámite lo agradece: 1-solicitud.pdf, 2-identificacion.pdf.
- Una carpeta por trámite en tu ordenador, con los archivos finales y los originales por separado.
- La fecha del trámite en el nombre de la carpeta, para reconocerla meses después.
La propia ayuda de la Agencia Tributaria recomienda que el nombre del fichero no lleve signos de puntuación, lo que confirma que conviene mantenerlos sencillos. Y guarda siempre los originales sin unir: si te piden subsanar, será mucho más fácil rehacer una parte del expediente.
Si prefieres hacerlo sin la herramienta
Existen otras formas de unir PDF, aunque cada una tiene limitaciones. La más cómoda en un ordenador Mac es la aplicación Vista Previa: al abrir un PDF se muestran las miniaturas en la barra lateral, y puedes arrastrar sobre ellas las páginas de otro PDF para unirlas y reordenarlas. En Windows no hay una función equivalente incorporada, y suele recurrirse a programas externos o a servicios web.
Esos servicios web reciben los archivos en un servidor, los procesan y devuelven el resultado. Para documentos personales, procesar todo en el propio dispositivo es una ventaja clara, y es lo que hace esta herramienta. Si usas un servicio externo con documentos sensibles, comprueba su política de privacidad y borra los archivos al terminar.
Comprobar el PDF unido antes de enviarlo
Un último control útil: usa el buscador del lector de PDF para localizar una palabra que sepas que aparece en el documento. Si el texto es seleccionable, la búsqueda funcionará. Si no encuentra nada, el documento puede ser un escaneo sin texto, algo normal en fotos de documentos y que no impide su envío.
Problemas frecuentes al unir PDF
Unir PDF desde el móvil
La herramienta funciona en los navegadores actuales de Android y iPhone, aunque conviene tener en cuenta que un móvil tiene menos memoria que un ordenador. Con PDF muy pesados o con cientos de páginas puede ir más lento, y el navegador puede avisar de falta de memoria. En ese caso, es mejor trabajar por partes: une primero los documentos pequeños, descarga el resultado y luego añádelo al conjunto final.
- No cambies de aplicación mientras se une: algunos móviles suspenden el navegador en segundo plano y detienen el proceso.
- Mantén la pantalla encendida durante la unión de documentos largos.
- Descarga el resultado y comprueba en la app de archivos que se ha guardado bien antes de cerrar la página.
Preguntas frecuentes
- Punto de Acceso General: Registro Electrónico General de la AGE (lectura fácil)
- Sede de la Seguridad Social: aportar documentación a la TGSS
- Web informativa no oficial. El número de documentos y el peso máximo dependen de cada trámite y pueden cambiar: confirma siempre los límites en la ayuda del procedimiento que vayas a presentar.